Если работник едет в командировку из отпуска

Нередко предприятия попадают в ситуации, когда возникает необходимость срочной отправки в командировку работника. При этом, сотрудник может находиться в другом регионе или даже стране в отпуске. Что делать? Заставить его вернуться в свой город и только потом отправлять в командировку? Или же есть возможность его отправки на место командировки прямо из места его отдыха? Законодательством закреплена возможность компенсации работнику расходов на проезд из места проведения отдыха к месту проведения командировки. Но существует ли возможность включения данных расходов в сумму вычетов из налога на прибыль организации, и подлежат ли налогообложению НДФЛ суммы компенсации проезда работника в данной ситуации?

Окончательный ответ на данный вопрос был дан Министерством Финансов РФ в его разъяснительном письме от 08.12.2010 №03-03-06/1/762 (nalog.ru).

Однозначный ответ заключается в следующем:

1. Вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного билета для проезда работника из места проведения отпуска к месту проведения командировки и с места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 Кодекса.

2. Если сотрудник организации в связи со служебной необходимостью направляется организацией в место командирования из места нахождения в отпуске, а по окончании командировки возвращается в место нахождения организации-работодателя, суммы возмещения организацией стоимости проезда сотрудника не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц на основании нормы абз. 10 п. 3 ст. 217 Налогового Кодекса.

В качестве разъяснений полученных положений можно привести следующее. Прежде всего Трудовой Кодекс РФ устанавливает норму, при которой работодатель обязан возмещать расходы работника на проезд при направлении его в служебную командировку (ст.№ 168 ТК РФ). Соответственно, вне зависимости от места нахождения работника, в случае его командировки по служебной необходимости, предприятие компенсирует его расходы. В то же время, так как эти расходы связаны со служебной необходимостью, то они попадают под действие ст.264 Налогового Кодекса РФ, которая устанавливает, что расходы на проезд к месту командировки отнесены к командировочным расходам, которые учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией продукции.

Таким образом, место нахождения работника, на момент его отправки в командировку, не имеет существенной роли в целях определения суммы расходов предприятия. Так как, данные расходы были бы осуществлены в любом случае.

Исключение данных компенсаций расходов работников при их налогообложении основывается на следующих нормах законодательства. Статья 217 НК РФ прямо устанавливает норму освобождения от обложения налогом на доходы физических лиц, при получении всех видов компенсационных выплат, связанных с выполнением им своих трудовых обязанностей. Что и является в данном случае необходимостью его отправки в командировку. Таким же образом в данной статье Налогового Кодекса устанавливается, что данные компенсации не включаются в состав налогооблагаемой базы при расчете налога на доходы и при оплате работодателем командировочных расходов за пределами страны.

Соответственно, отправка в командировку сотрудника находящегося на территории предприятия, либо в другом ином месте в отпуске, попадает под одни и те же нормы законодательства, и учет данных расходов осуществляется в одном и том же порядке.